محمد عبدالرحمن قشوط (مدير المكتب)
إن عمل الإدارة هو عمل غاية في البساطة وغاية في الصعوبة في نفس الوقت فعلم الإدارة يقوم اليوم على مقولة ( نظم – ابتكر – فوض ) وتعمل الأقسام الخدمية على تحديد الرؤية الواضحة والمحددة للمستقبل وتنفيذ دور المركز المحدد له والعمل على تنفيذ رغبات واحتياجات المجتمع من خلال التعامل مع مؤسسات المجتمع المختلفة للتعرف على مشاكلهم واحتياجاتهم فيتم التعاون مع العاملين بهذه المؤسسات والاستفادة من خدماتهم في استيعاب الطلاب الدارسين بالمركز بالمؤسسات التابعين
لها والاستفادة في دراسة المشاكل وإيجاد الحلول لها ، بالإضافة الى تقديم الاستشارات الفنية وإقامة بعض الدورات لتأهيل العاملين بمختلف الجهات والمؤسسات ويتبعه الأقسام التالية :-
1- قسم الشئون الإدارية .
2- قسم الشئون المالية .
3- قسم الإسكان الطلابي .
- ويقدم المكتب الاختصاصات التالية:-
1- تنفيذ القرارات المتعلقة بالشئون الوظيفية للعاملين بالمركز .
2- الاهتمام بالملفات الشخصية للموظفين وحفظها وفهرستها ومتابعة تحديثها .
3- متابعة حالات الغياب وتنظيم الاجازات لجميع العاملين بالمركز .
4- إعداد الإحصائيات والبيانات المتعلقة بالقوى العاملة بالمركز وتقديمها عند الطلب .
5- إعداد الترقيات والعلاوات السنوية لأعضاء هيئة التدريب والمدربين والعاملين بالمركز ومتابعة الإجراءات المتعلقة بالخصوص .
6- الإشراف على تنظيم البريد الصادر والوارد وفتح السجلات اللازمة لذلك .
7- الإشراف على أعمال الطباعة والتصوير والسحب واتخاذ الإجراءات اللازمة لتوثيق المستندات .
8- الإشراف على حركة السيارات بالمركز وتنظيمها والقيام بكافة الإجراءات المتعلقة بها .
9- تنفيذ الإجراءات المتعلقة بأعمال العلاقات العامة بالمركز مثل استقبال وإقامة ضيوف المركز وإنجاز المعاملات الإدارية بالخصوص .
10- تنظيم مهام حراسة المركز ومنشآته ومداخله وأسواره وتنظيم قدوم الزوار إليها والمحافظة على النظام والآداب العامة وإبلاغ الجهات المختصة عن المخالفات ومرتكبيها في حالة وقوعها ومتابعة ذلك .
11- الإشراف العام على الإسكان الطلابي ومرافقه .
12- الإشراف على حدائق المركز ومتابعة أعمال البستنة وذلك بما يكفل إظهار المركز بالمظهر الجمالي اللائق به .
13- الإشراف على نظافة المرافق والقاعات الدراسية والساحات بالمركز .
14- الإشراف على كافة أعمال الصيانة بالمركز .
15- القيام بالمشتريات اللازمة للمركز من قرطاسية ومواد تنظيف وغيرها وتخزينها والصرف منها .
16- المساهمة في التوعية الصحية لطلاب وأعضاء هيئة التدريب والمدربين والعاملين بالمركز وتعميم النشرات الطبية
والاجتماعية الصادرة عن جهات الاختصاص .
17- الاشتراك في إعداد الميزانية التسييرية وميزانية التنمية للمركز .
18- إعداد مرتبات واستحقاقات موظفي المركز وكافة الإجراءات المتعلقة بها .
19- إعداد كافة مستندات الصرف الأخرى وتسجيلها بالدفاتر وحفظها .
20- إعداد الحسابات الختامية للمركز .
21- إعداد المستندات الخاصة بتحصيل الإيرادات وفقا للوائح المعمول بها وتوريدها أول بأول .
22- توفير جميع احتياجات المركز من خلال دراسة السوق وتوريد الاحتياجات بأقل الأسعار وأجود الأصناف .
23- الإشراف على تخزين المواد المطلوب تخزينها وصرفها وفقا للإجراءات والمستندات المقررة وتنفيذ اللوائح
والتعليمات الصادرة بشأنها .
24- مسك وحفظ السجلات اللازمة في شأن المخازن والعمل بها وتقديم التقارير الدورية عن حركة المخازن .
25- إجراء الجرد السنوي والدوري لمحتويات المركز والمخازن ومطابقتها بالدفاتر واثبات نتائج الجرد مع تقديم التقارير بذلك .
26- توزيع المهام والاختصاصات على الأقسام التابعة للمكتب .