يقوم المكتب بجمع واشراف وتوثيق كافة المعلومات المتعلقة بشؤون المعهد واعداد التقارير والمعلومات المفصلة والجداول الاحصائية بذلك واحالتها الى الجهات المختصة .
علما بانه يتم توثيقها بواسطة الاجهزة لحديثة المتطورة و العودة اليها عند الحاجة .
المهام التي تقع على عاتق المكتب
1- توثيق كافة الاجتماعت الخاصة بمدير عام المعهد
2- توثيق كافة الاجتمعات المتعلقة باعضاء هيئة التديس والشؤون العلمية
3- توثيق كافة الانشطة الفكرية الخاصة بالطلبة والموظفين
4- توثيق كافة الفعاليات على مدار السنة
أ- توثيق الاحتفلات الوطنية .
ب- توثيق الملتقيات الطلابية
ت- توثيق الندوات الفكرية و العقائدية
5- توثيق المعلومات الخاصة بالموظفين واعضاء هيئة التدريس و المدربين
6-توثيق الانشطة الثقافية :
أ- المعارض
ب- الانشطة الرياضية
ت- الاعلانات الخاصة بالمعهد(دعاية – ملصقات- مطويات )